REINGENIERÍA DE PROCESOS: CASO FORD – MAZDA.

REINGENIERÍA DE PROCESOS.

CASO FORD – MAZDA.

FORD en 1980 se encontraba en la necesidad de reducir sus costos internos y administrativos, al analizar los diversos departamentos encontraron que el área de cuentas por pagar contaba con 500 personas operando un proceso basado en el pago de la factura una vez que fue cotejada con la orden de compra y el recibo.

En una vista a la compañía MAZDA en la cual FORD adquirió el 25% de la empresa se percataron que su departamento de cuentas por pagar tan solo operaba con 5 personas, esto los llevo a sentarse a la mesa y repensar todo el proceso ya que aun con su plan original de la automatización de algunas funciones  del departamento de cuentas por pagar no lograrían ni siquiera acercarse al número de empleados que MAZDA utilizaba en su departamento.

Esto me lleva a reflexionar en la necesidad de los cambios de fondo que constantemente requiere una empresa para mantenerse competitiva en el mercado, la reducción de costos es una estrategia común que no siempre es implementada inteligentemente;  FORD se percato que la modificación de procesos no los llevaría al resultado esperado ya que no resolvían la causa raíz del problema.  En este caso entendieron que la  “factura” mantenía vivo un proceso que obligaba a FORD a utilizar una ridícula cantidad de recursos (personal y horas) activos en la empresa aumentando el costo de la operación.

 FORD al estudiar sus procesos vio necesario aplicar tecnología para reinventar el proceso y aplico un sistema de bancos de datos que permitían simplificar la decisión de pagar o no pagar a un proveedor cuando la mercancía llegaba al muelle, esto estaba conectado con el sistema de compras quien emitía la orden de compra.

El concepto cambio a  “Pagamos cuando recibimos la factura” a “Pagamos cuando recibimos los bienes”

Este cambio casi elimina por completo la necesidad de un departamento de Cuentas por Pagar en sus diversas divisiones  a excepción de muy poco personal  que trataría casos muy excepcionales.

 En muchos de los casos las compañías buscan aplicar la reingeniería a un departamento cuando en realidad solo se puede aplicar a las funciones de los departamentos; una vez aplicadas a tales funciones la forma de trabajo del departamento cambiara de forma radical y la función original será substituida por procesos más eficientes que lograran el objetivo de la reingeniería.

Como operaba FORD antes de aplicar la reingeniería:

La orden de compra, el documento de recibo y la factura tenían que coincidir para que cuentas por pagar emitiera el pago, para esto al no existir un sistema computarizado de cotejo en el muelle se recibía la mercancía sin saber si lo que llego fue lo ordenado por compras y las discrepancias se resolvían en el departamento de cuentas por pagar, estas discrepancias podrían tomar hasta semanas en resolverse, así tenias a una flotilla de 500 trabajadores resolviendo problemas originados por la falta de información interdepartamental.

Como opero FORD al aplicar la reingeniería:

-          Utilizo tecnología para compartir datos entre compras y el personal del muelle que recibía la mercancía.

-          El operador en el muelle cotejaba que la mercancía recibida coincidiera con la orden de compras.

-          Si la orden coincidía el operador del muelle presionaba una opción para que se emitiera el pago.

-          Si no conocida se devolvía al proveedor la mercancía.

Bajo este esquema  cuentas por pagar dejo de recibir la responsabilidad de autorización de pago  y pasó a quien recibe  la mercancía en el muelle.

El viejo proceso incrementaba el tiempo y el volumen de empleados por causas como: Averiguaciones, archivos de asuntos pendientes, archivo – memorándum, etc.

Así es como FORD logro eliminar una función que aumentaba exponencialmente el costo de su operación al desarraigar procesos antiguos substituyéndolos por herramientas tecnologías que eliminan funciones innecesarias y redujo al personal de CxP a un mínimo de personas con una función que requiere contacto con proveedores, almacén y compras.

Este solo fue una de múltiples aéreas donde FORD aplico la reingeniería, también la aplico con los proveedores para reducir inventario y compras innecesarias:

Deicidio pagar no cuando se reciba la factura sino cuando se reciban los bienes.

También logro integrar al proveedor de frenos a su sistema ofreciéndole una serie de ventajas cuando le propuso: “No te pagaremos cuando recibamos los bienes sino que te pagaremos cuando los usemos”.

Esto tuvo un impacto en sus niveles de inventario  y mejoro su flujo de caja.

Ante esto el proveedor tuvo que tomar una decisión y considerar el siguiente beneficio:

-         Obtiene todo el negocio de frenos de FORD.

-         El proveedor conoce la programación computadorizada de manufactura de FORD.

-         Puede programar mucho mejor su propia producción y reducir  el tamaño de su propio inventario.

Al aplicar la reingeniería, FORD no solamente logro reducir sus costos al modificar sus proceso de pago a proveedores sino que la aplico atreves de la compañía generando cambios que aun alcanzo a sus  proveedores lograron beneficios para ellos también. La tecnología informática le permitió a FORD  CREAR procesos completamente nuevos dejando de lado la posibilidad de modificar los antiguos procesos que mantenían a la compañía anclada a continuas pérdidas de recursos.